外貿(mào)留痕不是瞎存檔，而是精準(zhǔn)抓關(guān)鍵！整理 14 個落地技巧，每個都藏著 “救命細(xì)節(jié)”，留痕不是給工作加負(fù)擔(dān)，而是用 5% 的時間，避免 95% 的損失。剛開始可能覺得麻煩，但真遇到糾紛時，這些記錄就是你的 “護(hù)身符”～
郵件存檔:給客戶建“專屬檔案庫
命名公式:
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20250714-XX客戶-夏季訂單報價(日期+客戶+核心事)
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關(guān)鍵郵件(如 PI確認(rèn)、信用證修改)標(biāo)星 +單獨(dú)建文件夾，哪怕客戶合作結(jié)束也永久保存(曾有 3年前的郵件幫客戶追回 2萬欠款)
對于報價、合同條款、付款方式等關(guān)鍵內(nèi)容的變更，盡量采用書面形式溝通，減少口頭承諾，以免后續(xù)產(chǎn)生爭議時缺乏依據(jù)。
聊天記錄:給對話“貼標(biāo)簽
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重要對話(如客戶說“接受漲價 5%”)截圖后，用手機(jī)備忘錄標(biāo)注:
2025,7.14 15:30 張總(XX公司)確認(rèn)接受報價單第3版，同意8月交貨
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WhatsApp/領(lǐng)英對話每周導(dǎo)出一次，存成PDF(避免手機(jī)丟失后證據(jù)全無)
合同管理
每次改合同別覆蓋舊檔，新文件名寫:202507-XX合同-V2(7.10修改)最后定稿版加紅色水印 “最終確認(rèn)版-雙方簽字”，避免客戶拿舊版扯皮
單據(jù)雙保險:紙質(zhì) +云端“雙備份
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提單、發(fā)票、報關(guān)單等紙質(zhì)文件，掃描后存兩個地方:
√ 電腦本地文件夾(按“年份+月份”分類)
√ 阿里云盤/騰訊云(設(shè)成“私密文件夾”，防止誤刪)
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特別重要的單據(jù)(如原產(chǎn)地證)，拍高清照片存在手機(jī)相冊“加密相冊
客戶跟進(jìn)表 : 像寫日記一樣更新
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表格必填項:需求(要1000件紅色T恤)+報價(80元/件)+交期(8.15)
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+變動記錄(7.12客戶要求改黑色）
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當(dāng)天變動當(dāng)天記，用不同顏色標(biāo)重點(diǎn)(紅色=緊急，黃 色三待確認(rèn))
時間戳 : 給操作“蓋公章
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發(fā)郵件時勾選“已讀回執(zhí)”，保留客戶查看時間;
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合同修改后，在文檔屬性里看“最后修改時間”，，截圖存檔(防止客戶說“你后來改了內(nèi)容”)
會議紀(jì)要 : 24 小時內(nèi)“鎖結(jié)論
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模板 : 議題(討論漲價)+結(jié)論(客戶同意漲3%，8月執(zhí)行)+待辦(7.15前發(fā)新報價單)
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會后立刻發(fā)郵件給參會人，附一句:“如無異議，以此紀(jì)要為準(zhǔn)”，等對方回復(fù) “確認(rèn)”
每次會議后都應(yīng)該整理會議記錄或會議總結(jié)，并清晰列出：
主要事項：會議討論了哪些重要內(nèi)容？
責(zé)任人：誰負(fù)責(zé)跟進(jìn)哪些任務(wù)？
截止時間Deadline：具體的時間節(jié)點(diǎn)是什么？
樣品留痕:給每個樣品“拍身份證
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寄樣前拍 3 張照片:正面+標(biāo)簽(寫客戶名+樣品編號)+包裝(貼快遞單)
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快遞單號、樣品規(guī)格(如“30ml 香水-花香調(diào)”)記在《樣品臺賬》和客戶確認(rèn)后截圖
很多外貿(mào)人可能都有這樣的經(jīng)歷：客戶收到樣品后，反饋與預(yù)期不符，甚至認(rèn)為產(chǎn)品有瑕疵，或者壽命測試Fail。這時候如果沒有寄樣前的照片，就很難判斷問題出在哪里。因此，在寄樣前，一定要從多個角度拍攝清晰照片，記錄產(chǎn)品細(xì)節(jié)參數(shù)、包裝方式、標(biāo)簽信息等，并存檔以備查證。
客戶 “黑料”本
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建文檔寫:XX客戶-禁忌(不喜歡周五談事)+時區(qū)(比中國晚6小時)+談判習(xí)慣(愛壓價，第一次報價留10%空間)
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新同事接手時，直接發(fā)這份文檔，避免重復(fù)踩坑
糾紛證據(jù)鏈
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質(zhì)量問題:客戶拍的瑕疵照片+第三方檢測報告+雙方郵件溝通記錄(客戶說“確實有問題”)
按“時間順序”整理成 PDF，標(biāo)序號(1、2、3…)，讓法官/仲裁員一眼看懂
社媒存檔
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WhatsApp 對話超過10條，用“導(dǎo)出聊天記錄”功能存成 TXT 文件。
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領(lǐng)英私信重要內(nèi)容(如客戶說“下周一付款”)，截圖后發(fā)自己郵箱，標(biāo)題寫“XX 客戶領(lǐng)英確認(rèn)”
審批留痕
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給客戶打折/免運(yùn)費(fèi)時，填《特殊申請單》，寫清:原價格(100元)+折扣后(90元)+理由(老客戶返單)
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必須讓領(lǐng)導(dǎo)簽字(或郵件回復(fù)“同意”)，別信口頭承諾
物流臺賬
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每票貨記:訂艙(7.10)+裝柜(7.15)+開船(7.18)+到港(8.5)
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一旦出現(xiàn)異常(如船晚開)，立刻發(fā)郵件給客戶+貨代，標(biāo)題寫“關(guān)于XX訂單物流延誤的通知
電話溝通
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重要電話(如客戶說“接受延期一周”)，掛后1 小時內(nèi)發(fā)郵件:
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“剛才通話確認(rèn):您同意交貨期延至 8.22，我們將承擔(dān)500元運(yùn)費(fèi)補(bǔ)償。請確認(rèn)是否無誤?”
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哪怕客戶不回復(fù)，這封郵件也是證據(jù)
與客戶進(jìn)行電話溝通后，務(wù)必及時發(fā)送郵件總結(jié)（Email Summary），列出通話中達(dá)成的共識、待處理事項及下一步計劃，并請對方確認(rèn)，以確保信息的一致性。
