©?深響原創(chuàng) · 作者｜李壹柒

當(dāng)新冠疫情走到第三年，我們?nèi)匀恍枰?xí)慣突如其來的隔離和停擺。

今年以來持續(xù)不斷的疫情，讓許多線下活動(dòng)面臨中斷；甚至一些公司員工連正常上下班也會受限。面對面交流變得稀缺，基于線上的遠(yuǎn)程溝通和辦公成為所有上班族的日常。

雖然日常工作的線上化不是什么新鮮事，但當(dāng)線下的大型活動(dòng)、尤其是已經(jīng)成功售罄的大型活動(dòng)被迫“上網(wǎng)”時(shí)，主辦團(tuán)隊(duì)遭遇的挑戰(zhàn)絕對是前所未有的。

2021年底，在距離2022“時(shí)間的朋友”跨年演講開始不到90個(gè)小時(shí)的時(shí)候，「得到」接到了通知——因?yàn)橐咔?，跨年演講需空場舉行、全員退票。這就意味著，原先售出的12000張門票要聯(lián)系觀眾退款、演講現(xiàn)場要重新布置、演講稿需要重新修訂、而講者羅振宇原先在臺上的演講流程也全部被打亂......幾乎所有工作都將面臨調(diào)整、甚至重來。

相信即使是見慣了各種大場面的商業(yè)老炮，在彼時(shí)也是千頭萬緒。任務(wù)重、變化多、沒時(shí)間感慨了！「得到」在兩個(gè)月前用一個(gè)文檔邀請全網(wǎng)上萬名網(wǎng)友為跨年演講建言獻(xiàn)策，文檔最后收到了共計(jì)十幾萬字的問答。

考驗(yàn)當(dāng)前，「得到」又快速調(diào)動(dòng)全員、重新分工，最終在90小時(shí)內(nèi)完成了看上去不可能完成的任務(wù)，甚至把成都的熊貓玩偶買空、用盡了成都當(dāng)日所有的順豐箱子——最后，跨年演講直播全網(wǎng)觀看量超6000萬，遠(yuǎn)高于現(xiàn)場售票人數(shù)。

圖源：得到微信公眾號

只有三天，如何化解危機(jī)

2015年12月31日，羅振宇第一次用演講的方式，和大家一起“知識跨年”。在之后的每一年里，羅振宇都用這樣的方式和觀眾一起度過年終的最后一天。2016年“時(shí)間的朋友”跨年演講直播時(shí)，深圳衛(wèi)視曾以1.69%的收視率位居全國同時(shí)段第一，當(dāng)時(shí)購買線下門票的人數(shù)是5769人。

跨年夜對于得到團(tuán)隊(duì)、得到的忠實(shí)粉絲來說其實(shí)是有象征意義的。它就像是一群朋友的保留節(jié)目，雷打不動(dòng)的固定聚會。現(xiàn)在要把這樣一件頗具儀式感的事情放到“沒有儀式感”的線上，得到團(tuán)隊(duì)頭疼的不光是退票問題。

票要退、內(nèi)容要調(diào)整、線上直播的方案得重新梳理……千頭萬緒之下，團(tuán)隊(duì)首先要做到的就是確保分工有序，每個(gè)人要對自己所要做的工作心里有數(shù)。得到《羅輯思維》節(jié)目制片人馮啟娜，在飛書x得到《意料之外》直播中介紹，“因?yàn)楣しN太多，所有人要在第一時(shí)間信息同步，你干什么，他干什么？”

得到選擇繼續(xù)用飛書來解決問題。就像兩個(gè)月前他們用飛書文檔征求各界的選題思路一樣，在剩下的不到90個(gè)小時(shí)里，所有任務(wù)都被“安排”在名為“跨年演講空場籌備”的飛書文檔中，實(shí)時(shí)同步給了每個(gè)人，大家立即開始行動(dòng)：

“空場”一確定下來，閉關(guān)組就圍坐桌前開始著手修改“退票公告”——飛書文檔的頁面投在大屏幕上，大家一字一句斟酌。

同時(shí)，客服團(tuán)隊(duì)迅速把客戶的訂單和手機(jī)信息導(dǎo)出，并快速在飛書建立文檔，利用文檔梳理整個(gè)SOP（標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序），以及整個(gè)客戶名單，從而高效完成與客戶的電話溝通。

原本會放置在座位上、為觀眾準(zhǔn)備的伴手禮，因?yàn)榭請鲈?，需要在演講結(jié)束之后寄給散落在全國各地的觀眾。現(xiàn)場組利用飛書高效統(tǒng)籌，在一天半里、調(diào)動(dòng)了整個(gè)成都市的四千多個(gè)順豐箱子，順利地將所有快遞寄出。

深夜，團(tuán)隊(duì)圍坐桌前你一言我一語表達(dá)對演講文稿的修改意見，這些修改內(nèi)容即時(shí)同步在飛書文檔中，然后立即同步給所有人。最終稿件在24小時(shí)內(nèi)多出了10000字，以適應(yīng)線上直播更快的節(jié)奏。

得到團(tuán)隊(duì)閉關(guān)會議 

圖源：飛書&得到《意料之外》紀(jì)錄片

得到事先預(yù)案充分、加上基于飛書的高效交流，這讓事情看起來井井有條。但是，在這九十個(gè)小時(shí)內(nèi)，每一個(gè)人的神經(jīng)其實(shí)都處于高度緊繃的狀態(tài)，特別是當(dāng)越來越臨近演講的時(shí)候——

只有把握好演講的四個(gè)小時(shí)，跨年演講才算順利完成，把握不好則滿盤皆輸。演講順利完成的關(guān)鍵是，把演講稿中的內(nèi)容精準(zhǔn)地安排在4個(gè)小時(shí)內(nèi)，讓演講在2022年1月1日的00:00準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，完成“跨年”。

在飛書上，得到的現(xiàn)場工作人員張英海做了一個(gè)表格，詳細(xì)記錄演講的各種信息，如用戶反饋、每段演講的用時(shí)、如果超時(shí)下一段該“搶”多少時(shí)間等。因?yàn)楸砀衲軌驅(qū)崟r(shí)同步，所有工作人員都能通過飛書表格了解實(shí)時(shí)狀態(tài)，以便對工作做出調(diào)整。

演講流程中，羅振宇在每兩段內(nèi)容中間有150秒的下臺休息，此時(shí)他會與團(tuán)隊(duì)根據(jù)超時(shí)情況，調(diào)整接下來的內(nèi)容。但令所有人緊張的是，羅振宇前兩段內(nèi)容已經(jīng)開始超時(shí)，到他最后一次登臺前已經(jīng)超時(shí)13分鐘。這一情況立即被同步給所有人，大家商定扔掉一個(gè)故事，控臺開始準(zhǔn)備PPT抽換、導(dǎo)演導(dǎo)播準(zhǔn)備了切特寫鏡頭的指令，一切都在為突發(fā)情況待命。

最終的結(jié)果令人欣慰，內(nèi)容既沒有刪減、演講也剛好卡點(diǎn)。

得到團(tuán)隊(duì)用飛書文檔籌備“空場”安排  

圖源：飛書&得到《意料之外》紀(jì)錄片

跨年演講背后的關(guān)鍵角色

巧用飛書解決問題并非得到的突發(fā)奇想。貫穿此次跨年演講籌備，飛書一直扮演著關(guān)鍵角色。

演講籌備之初，得到為了征集素材發(fā)起一場云端策劃，即“萬人共創(chuàng)”的文檔。這無疑是一場創(chuàng)新，但難點(diǎn)就在于如何有序地組織好上萬名網(wǎng)友，畢竟，以前跨年演講素材的準(zhǔn)備主要是通過線下調(diào)研，得到團(tuán)隊(duì)不過接觸幾百人，而這次得到要面對的人數(shù)規(guī)模增長百倍。

上萬人共同編輯一個(gè)文檔，總會有意外發(fā)生，2022“時(shí)間的朋友”跨年演講的共創(chuàng)文檔負(fù)責(zé)人楊敏就遇到不少。

其中，最令他感到頭疼的事，是一名用戶誤點(diǎn)了飛書文檔的翻譯功能，把萬人共創(chuàng)文檔的中文內(nèi)容翻譯成純英文版本。不過，因?yàn)轱w書文檔可以保留全部修改痕跡，因此丟失的內(nèi)容可以順利找回；同時(shí)，飛書保障團(tuán)隊(duì)也完善了文檔功能，把共創(chuàng)文檔中每個(gè)參與者的編輯權(quán)限縮小到兩百字，這樣既可以讓每個(gè)人順暢表達(dá)，也可以避免不可測的事情發(fā)生。

就這樣，飛書文檔承載了“萬人共創(chuàng)”這個(gè)艱巨任務(wù)，多人協(xié)作、實(shí)時(shí)同步、有序交流的特性讓這場素材征集順利完成。

跨年演講前兩周，隨著籌備團(tuán)隊(duì)從北京飛往成都閉關(guān)，稿件打磨成為重中之重。跟往年不同，這次的演講稿基于飛書文檔完成，先讓內(nèi)容結(jié)構(gòu)成型，再填充每個(gè)段落，梳理邏輯。會議室中不同的電腦呈現(xiàn)著同一個(gè)文檔，文檔中不斷有評論彈出、又被解決，演講內(nèi)容無時(shí)不刻在變化。

這和一年前的場景大不相同。得到此前的演講稿討論和修改都采用最常見、最原始的方法——用Word文檔，修改一版又一版，最終定稿前，電腦文件夾中的文檔可能有幾十上百個(gè)。而飛書文檔則是更輕便高效的方式，這讓得到團(tuán)隊(duì)能夠?qū)⑷孔⒁饬Ψ旁谟懻摵屯魄脙?nèi)容本身。

得到團(tuán)隊(duì)用飛書文檔打磨演講稿 

圖源：飛書&得到《意料之外》紀(jì)錄片

除了打磨稿件，跨年演講還涉及各種事務(wù)，大到整體流程規(guī)劃、小到紀(jì)念品采買，都需要團(tuán)隊(duì)商議決定。為了加速決策，得到基于飛書特性，以“飛閱會”模式來解決開會低效的問題。

“根據(jù)飛閱會的流程，我們每次開會會先設(shè)一個(gè)倒計(jì)時(shí)30分鐘，所有人先不說話，只閱讀文檔并在評論中提出想法。30分鐘結(jié)束后大家再有針對性地討論，一條一條去解決評論中的意見。這樣就比‘你一嘴我一嘴’地討論高效許多，不會讓會議內(nèi)容跑偏。”馮啟娜分享團(tuán)隊(duì)用飛閱會開會的過程。

得到團(tuán)隊(duì)成員對飛書的認(rèn)可，印證了飛書之于其組織高效運(yùn)作的價(jià)值。

作為得到聽書負(fù)責(zé)人，李南南將之稱為團(tuán)隊(duì)的“信號同步官”，讓所有人及時(shí)跟進(jìn)工作進(jìn)展，注意力聚焦于一處；此次跨年演講的總指揮吳博則深刻感受到團(tuán)隊(duì)使用飛書前后的反差：“過去一個(gè)項(xiàng)目的組織方式是不斷組織會議等自上而下的宣講；有了飛書后，所有回顧和反饋?zhàn)兊梅浅？臁?rdquo;

組織進(jìn)化是答案

近一年來，得到已經(jīng)將飛書功能內(nèi)化到公司日常運(yùn)轉(zhuǎn)中的每一個(gè)細(xì)節(jié)當(dāng)中。作為飛書的深度用戶，得到甚至基于飛書發(fā)明出一些“新玩法”。

最典型的玩法之一是“上級向下級寫周報(bào)”，每個(gè)周五，得到的領(lǐng)導(dǎo)們都要給下屬匯報(bào)一周的工作，CEO則要把自己的周報(bào)文檔與全公司共享。周報(bào)原本常用于下級向上級匯報(bào)工作，得到卻將它改造成了一個(gè)讓上級思考，并主動(dòng)與下屬溝通、提高工作效率的工具。

作為公司的“上級”，馮啟娜認(rèn)為基于飛書文檔的周報(bào)，不再是一種硬性管理手段，而是同事之間的交流，“這種周報(bào)讓你看到同事的反饋和成長，所有人和人之間的反饋才是支撐周報(bào)持續(xù)的關(guān)鍵。”

馮啟娜還提到，周報(bào)如果內(nèi)容有價(jià)值，還有可能會變成公司的“知識錦囊”。“知識錦囊”是得到基于飛書發(fā)明的又一個(gè)新玩法：所有員工都可以在一個(gè)名為“我就隨便問問”的飛書文檔中提問，并@一個(gè)公司負(fù)責(zé)人提出自己的問題，負(fù)責(zé)人需在24小時(shí)內(nèi)進(jìn)行回復(fù)。員工可以繼續(xù)追問，其他人也可以詢問和討論。

持續(xù)的問答交流會沉淀出一些“高贊回答”。得到負(fù)責(zé)知識管理的團(tuán)隊(duì)會將這些“高贊回答”以及周報(bào)中的精華內(nèi)容，整理為結(jié)構(gòu)化的知識產(chǎn)品。利用“飛書知識庫”，新入職的員工也能快速了解和學(xué)習(xí)公司經(jīng)驗(yàn)精華。

馮啟娜介紹，在籌備此次跨年演講期間，團(tuán)隊(duì)所面臨的一些技術(shù)難題就是從知識庫中搜索，才了解操作方法的。例如，得到跨年演講長度是四個(gè)小時(shí)，且要在零點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，因此只有確保演講準(zhǔn)時(shí)開始，才能完成這一目標(biāo)。導(dǎo)演組就要通過搜索知識庫中的已有經(jīng)驗(yàn)，圍繞“準(zhǔn)時(shí)開始”進(jìn)行一系列準(zhǔn)備。

此外，飛書日歷則讓所有人的日程都一目了然，當(dāng)有人想要溝通工作，通過查看對方的飛書日歷就能掌握其時(shí)間空檔。

“用一句話形容感受就是‘被安排的明明白白’，我可以懶到不用思考任何工具，專注工作。”李南南表示。

除了飛書文檔、知識庫、飛書日歷，飛書的即時(shí)溝通、云盤、工作臺、OKR等協(xié)同辦公功能，以及延伸出的人力組織管理功能，也都化作得到日常工作中的一部分，在無形中幫助得到提高工作效率。用得到CEO脫不花的話講：她已經(jīng)“長在飛書上”了。

而站在更高的角度，飛書之所以能幫助團(tuán)隊(duì)提高工作效率，核心在于改變了組織的運(yùn)轉(zhuǎn)中心——從以“人”為中心，到以“事”為中心。“事”被擺在了中心位置，人與人的層級就被淡化了。“在得到，下屬甚至?xí)o上級派活，尤其是在跨年演講的籌備過程中，羅老師會經(jīng)常接到來自四面八方的要求，給他下的要求。”

得到團(tuán)隊(duì)用飛書文檔整理調(diào)研素材  

圖源：飛書&得到《意料之外》紀(jì)錄片

2021年，得到的員工數(shù)量翻倍，但卻沒有掉入“大公司的低效陷阱”。相反，因?yàn)樵?021年開始使用飛書，得到的工作效率反而變得更高。

從核心的課程制作流程來看，得到原本的教研流程需要嚴(yán)格的層層把關(guān)，僅一節(jié)課就需要300次校對、涉及三個(gè)部分、word文稿在四個(gè)工具上流轉(zhuǎn)生成無數(shù)個(gè)版本.......但在使用飛書之后，一篇文檔可以自由流轉(zhuǎn)于各個(gè)部門，隨時(shí)觸達(dá)對應(yīng)人員。

同時(shí)，課程內(nèi)容需要教研人員與講師高頻訪談進(jìn)行打磨，每節(jié)課需要長達(dá)14400小時(shí)的7200次溝通。如果教研需要反復(fù)回聽這么長時(shí)間的訪談錄音，無疑是非常低效的方式；而飛書上的“飛書妙記”則直接可以把音頻轉(zhuǎn)文字，并實(shí)現(xiàn)搜索關(guān)鍵詞、定位關(guān)鍵內(nèi)容、甚至中英文翻譯。教研人員的回聽時(shí)間因此縮短了一倍。

圖源：unsplash

得到的2022跨年演講因疫情被迫取消，團(tuán)隊(duì)通過飛書在90個(gè)小時(shí)內(nèi)快速協(xié)同、高效應(yīng)對，將接踵而來的突發(fā)事件高效快速地化解，最終讓這場演講完美收官。

它的成功經(jīng)驗(yàn)可以為更多組織提供借鑒。畢竟，全球疫情形勢仍不確定，所有組織和成員都需要更好地適應(yīng)當(dāng)下狀態(tài)，從而讓組織在逆風(fēng)中也能穩(wěn)步前行。