廣交會(huì)又快到了，近很多群里的小伙伴都在討論邀請函的問題，比如該不該給國外客戶辦理邀請函，該如何辦理？給國外客戶辦理邀請函需要注意什么事情呢？又或者自己會(huì)有什么麻煩呢？我們一起看看網(wǎng)上整理出來的一些資料，或許對邀請函的認(rèn)識(shí)更加清晰一些。

一、我們要知道我們所面臨的麻煩是什么

1. 保證邀請函的真實(shí)性

發(fā)函者應(yīng)當(dāng)保證邀請函中所載的內(nèi)容（如商業(yè)條款、價(jià)格、期限等）真實(shí)有效，并不得隱瞞重要信息哦。

2. 負(fù)責(zé)履行約定

發(fā)函者應(yīng)當(dāng)按照邀請函中約定的內(nèi)容履行約定，不得違反約定，否則將承擔(dān)經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任。

3. 保證被邀請人權(quán)利

發(fā)函者應(yīng)當(dāng)保證被邀請人的合法權(quán)利，并確保邀請函中的內(nèi)容不違反法律，不侵犯他人合法權(quán)益。

依據(jù)《合同法》第九條的規(guī)定，發(fā)函者還有義務(wù)負(fù)責(zé)邀請函的效力確認(rèn)，把邀請函約定的內(nèi)容傳達(dá)給被邀請人，防止產(chǎn)生不當(dāng)?shù)募s定內(nèi)容。同時(shí)，發(fā)函者還有義務(wù)負(fù)責(zé)檢查邀請函簽署人的身份，以確保邀請函的效力。

簡而言之就是

供應(yīng)商在為客人辦理邀請函時(shí)，商務(wù)部門或貿(mào)促會(huì)會(huì)要求你出具擔(dān)保函，擔(dān)保邀請的客人在中國不會(huì)做違法犯罪的事情，意味著如果客戶持公司邀請函在中國境內(nèi)發(fā)生的任何不好的事情，都需要公司承擔(dān)責(zé)任。邀請函在某種意義上也就是擔(dān)保的意思。

二、邀請函的辦理流程

1，需要向當(dāng)?shù)毓簿殖鋈刖彻芾聿块T申請邀請函，邀請單位需要出具以下資料：邀請人的身份證明，工作單位證明，邀請內(nèi)容以及被邀請人的姓名，背景資料，來訪目的以及活動(dòng)計(jì)劃和行程日期等等，

2，英文邀請函原件，要求邀請單位負(fù)責(zé)人簽字后加蓋單位公章.

3，邀請單位出具擔(dān)保函，擔(dān)保函中注明：被邀請人在華期間有過任何違法行為有我公司負(fù)責(zé)“ 法人簽字以及加蓋公章。

4.在填寫邀請函時(shí)，需要包括以下內(nèi)容：被邀請人姓名、性別、出生年月日、護(hù)照號碼、國籍、職業(yè)等基本信息，以及來華目的、行程安排和停留時(shí)間等詳細(xì)信息。

5.在填寫完畢后，邀請人需要將邀請函送至當(dāng)?shù)毓簿殖鋈刖彻芾聿块T進(jìn)行審核和簽字蓋章。6.被邀請人在持有有效簽證或者居留許可的前提下，可攜帶邀請函向中國駐外使領(lǐng)館提交簽證申請，并按要求繳納相應(yīng)費(fèi)用。

需要注意的是，不同類型的簽證對于邀請函的要求可能會(huì)有所不同。因此，在具體辦理過程中，建議大家仔細(xì)閱讀相關(guān)規(guī)定并咨詢當(dāng)?shù)毓簿殖鋈刖彻芾聿块T或中國駐外使領(lǐng)館相關(guān)工作人員，以確保順利辦理。

三、邀請函該如何書寫

Invitation letter

Dear Sir or Madam, We're pelased to invite Mr XXX (Passort Number:K2656568 Expiry Date:XX day XX month XX year) to visit supplier in China from XX day XX month XX year to XX day XX month XX year for business cooperation.

Mr xxx's personal information is as follow:

Name as in Passport: xxx

Job title: CEO/Manager/

Passport #: xxxxx

Date of issue: 護(hù)照簽發(fā)日期

Date of expire: 護(hù)照有效期

we here with kindly request the China Embassy and the Government officials to support this application by granting the required on-enter visa. We look forward to welcome Mr XXX in China.

Thank you very much!

Very truly yours;

Name:XXX

Job title: xxx

Company name: xxx Co.,Ltd

知道了大概的流程以及潛在的危險(xiǎn)之后，我們就知道該不該同意給客戶辦理邀請函了。大概的判斷可以從以下幾個(gè)方面入手：

1.和客戶的談判進(jìn)展程度，比如對產(chǎn)品的訂單是否已經(jīng)足夠清晰明了，又或者對客戶的自身情況，背景調(diào)查做的是否充分，

2.是否之前有合作過，合作的頻率怎么樣？合作的貨值如何？

3.看領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度以及公司的實(shí)際情況。

有的客戶可能之前沒有和我們合作過，但是和其他公司做過，有的客戶可能和我們合作過，但是合作的訂單僅限于個(gè)人或者小批發(fā)商，有的時(shí)候可能你的領(lǐng)導(dǎo)并不想承擔(dān)很大的責(zé)任和冒險(xiǎn)，

所以要不要給客戶辦理邀請函，需要我們依據(jù)我們的現(xiàn)實(shí)的很多情況進(jìn)行綜合考慮后才能得出結(jié)論。