Business email的開頭都需要一個(gè)greeting或是問候，最常見的用法是Dear接收信人的名字，以下是一些例子：

Dear John,
Dear Mr. John Smith,
Dear Mr. Smith,

加上稱謂的用法比較正式，寄信給長(zhǎng)輩或客戶比較常用的到，如果是寄給同事或是別的公司的合作伙伴直接寫名字( first name )就可以了。

再來提供給大家一個(gè)還蠻常見的用法，在你不確定收件人是誰的時(shí)候很好使用！公司收到這種信通常都會(huì)轉(zhuǎn)寄( forward )給相關(guān)的人員。

To whom it may concern,（敬啟者：）
Dear Sir or Madam,

要記得這些greeting后面都需要加一個(gè)逗號(hào)( comma )然后空一行( empty line )才能開始信的內(nèi)容！

02、Purpose 目的

在進(jìn)入信件內(nèi)文之前我們通常會(huì)先告知收信人這封信件的重點(diǎn)或目的。

I am writing to inquire …
我寫這封信想詢問…
I am writing in reference to …
我寫這封信是關(guān)于…

在回覆信件的時(shí)候，可以這樣說：

Thank you for reaching out to us regarding …
感謝您主動(dòng)聯(lián)絡(luò)我們…

這邊的in reference to還有regarding都是是「有關(guān)」或「關(guān)于」的意思，它們的用法和about很接近，差別是about比較不正式，是比較口語的用法。

口語：I'm talking about the meeting scheduled for next week.
正式：I am writing in reference to the meeting scheduled for next week.
正式：I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.

大家有沒有注意到in reference to的用法跟regarding有一點(diǎn)點(diǎn)不同？通常in reference to用于「說明已經(jīng)跟對(duì)方提過的事」，regarding的用法比較廣泛。

03、Content 內(nèi)文

再來就是信件的內(nèi)文了，先跟大家提醒一些小技巧，寫商業(yè)信件的時(shí)候內(nèi)文要簡(jiǎn)單明了( clear and concise )，相信大家每天也收到很多email，不想讀很冗長(zhǎng)的信吧！

記得也要注意正式信件里我們不會(huì)把一個(gè)句子全部大寫，不過可以用粗體讓重點(diǎn)句子比較明顯。

錯(cuò)誤用法：PLEASE REVIEW THE ATTACHED DOCUMENTS THOROUGHLY.
正確用法：Please review the attached documents thoroughly.

請(qǐng)仔細(xì)檢視附件。跟附件相關(guān)的用法：

I have attached the previously mentioned documents for your review.
上述資料已于信末夾帶檔案內(nèi)附上供您參考。
Please see the attached documents for a quotation of the requested services.
請(qǐng)參閱附加檔案內(nèi)之服務(wù)相關(guān)報(bào)價(jià)。

04、Closing 結(jié)尾

信件內(nèi)文的最后一部分通常會(huì)感謝收信人或解釋下一步是什么。

If you have any further questions or concerns, please don't hesitate to contact me.
若您有任何問題或疑慮，請(qǐng)不吝與我聯(lián)系。
Thank you for your time and consideration.
感謝您的寶貴時(shí)間。
I look forward to hearing from you.
我很期待能夠收到您的回覆。

05、結(jié)尾敬語與簽名檔(一個(gè)經(jīng)常被遺忘的元素)

再來就是信件的結(jié)尾，會(huì)有sign off和signature block，sign off要注意只有第一個(gè)字需要大寫！下面提供一些最?？吹降膕ign off：

Sincerely,
Yours sincerely,
Respectfully,
Best regards,

在北美其實(shí)比較少人會(huì)用Best regards，它并不能算很正式，所以大多數(shù)的人會(huì)用Sincerely，它是最正式和最安全的用法。

Sign off后面要接signature block，這個(gè)包括你的姓名( name )、職稱( title )、公司( company )、聯(lián)絡(luò)資訊( contact information )等。

Sincerely,
Alisha W
Sales Representative, Flooring Company
+886-900-000-000

頁面如下：

06、完整business email 范例

最后我們來看看完整的一個(gè)business email長(zhǎng)什么樣：

Dear Ms. Jones,
Thank you for reaching out to us regarding price quotations for hardwood flooring. Please see the attached document for a preliminary quotation. These quotes will vary greatly depending>
If you have any further questions or concerns, please don't hesitate to contact me. Please let me know if you decide to move forward with the assessment, and I look forward to hearing from you.
Sincerely,
John Smith
Sales Representative, Flooring Company
+886-900-000-000

#最后！大家寫完email 之后也不要忘記要檢查有沒有文法或拼法的錯(cuò)誤！

復(fù)購(gòu)率高的郵件模板

寫一封郵件來推動(dòng)老客戶向我們下新的訂單，這封郵件的目標(biāo)是為我們帶來新的客戶并增加銷售額。

首先，我們必須了解目標(biāo)客戶的情況。我們可以很快從以前的客戶那里得到以下這些信息：

– 每年的收入或購(gòu)買歷史

– 個(gè)人興趣或愛好

– 他們喜歡或不喜歡什么

你可以把這些信息融進(jìn)郵件里，寫一封郵件來吸引客戶的注意力，鼓勵(lì)他們?cè)俅钨?gòu)買。

有時(shí)從客戶的個(gè)人興趣入手，優(yōu)于給他們發(fā)送廣告。比如，你知道他們喜歡星戰(zhàn)，你可以寫一封以星戰(zhàn)為主題的電子郵件。用這種方法可以創(chuàng)造出無窮的可能性。

如果你沒有以前客戶的信息，你可以嘗試通過提供免費(fèi)的代金券或折扣來說服他們提供信息。

以下分享20個(gè)郵件模版，建議收藏。

02

Dear all,

Today, we have good news for all members.

We have reduced the price of our new model of laptop from 200$ to 175$. You can order it on our site by clicking here 《 www.example.com 》. With this new laptop, you can play all kinds of games with no problem and use it for work.

We have one more good news. We have a new promotion going on from November to December; you will get a 100$ gift card by placing an order of over 650$. In the next paragraph, I’ll show our price list.

New laptop:

https://www.example.com/laptop

Price list: 

https://www.example.com/price-list

We also provide free delivery to our members, so there is no need to consider the delivery price. Please contact us for more information by clicking here 

《 www.example.com 》 and place an order as soon as possible!

Our customer service is available for you 24 hours a day, 7 days a week. Please click here 《 www.example.com/help 》 to contact us anytime, and we will get back to you within 12 hours during weekdays and 32 hours during weekends and holidays.

If you have any questions about our products or need any help, please feel free to contact us by clicking here 《www.example.com/contactus/ 》 and we’ll be happy to help you!

We hope all our members can benefit from this and enjoy your shopping on our site!

Best regards,

Manager of Marketing Department

08

Dear {!firstname_fix},

As you know, we have been working together for a few years now, and it is important to me that you feel satisfied as our customer. 

I hope you will allow me the opportunity to explain why I need your help. In exchange, I will make sure that the inconvenience is minimal.

When sales decline, it’s easy for me to see the data and say that our customers are satisfied. 

I don’t even have to consider the other possible reasons, such as increasing raw materials prices, rising labour costs, increasing transportation cost, increasing warehousing cost etc. The data doesn’t lie!

It is just not true that our customers are satisfied. If our customers were satisfied, they would place new orders to us. 

When sales decline, it’s because people are not buying from me! We need to act fast and reverse the trend before it is too late.

How can you help? It’s simple, really; All I need is for you to place a new order with a minimum quantity of {!ORDER_QUANTITY}.

When I say minimum quantity, let’s just say that it should be at least {!MIN_ORDER_AMOUNT} worth of products purchased. The more you order, the better it will be for both of us.

I know what you are thinking, “What will it take to make you happy?” If you place a new order, I will give you a special price of {!MIN_ORDER_PRICE}, and if your order is more than {!MIN_ORDER_AMOUNT} worth of products, I will include a free gift to make your day even better.

But wait – there’s more… if you place a new order by the end of this month, I will include another free gift if your order is more than {!MIN_ORDER_AMOUNT} worth of products.

I am trying to make it as simple as possible for you, and I assure you that the only thing we need from you is a confirmation email. You don’t even have to call us or email our sales department.

You might be wondering why I am taking such a long time with this email, and you deserve an answer. Our company has created a special incentive for our loyal customers. {!CUSTOMER_BONUS}

As soon as we reach 100 new orders/month, we will refund your last month’s purchase, and I will personally thank you with a complimentary dinner for two at {!CUSTOMER_RESTAURANT}.

Please let me know if there is anything else I can help you with.

Best regards,

12

PP rattan furniture

Hello, Loyal Customer,

We are happy to see you back on our website looking for more PP rattan furniture! You are obviously a discerning shopper who knows quality when they see it. 

We appreciate your business and hope you will continue to shop with us for all of your PP rattan furniture needs.

As a thank you, we are extending a 10% discount to your next purchase. Simply enter the code LoyalCustomer10 at checkout and the discount will be applied.

We hope to see you back soon!

Sincerely,

The PP Rattan Furniture Team

13

PP rattan furniture

Hi (Name),

We delivered rattan furniture to you this summer and hope that you enjoyed it! 

We’re now receiving lots of orders for next year’s inventory, so we wanted to give you the opportunity to order early.

Income or purchase history: __________________________

Personal interests or hobbies: __________________________

What they like or dislike: __________________________

We’re offering a special discount for customers who place their orders before the end of the year, so don’t hesitate to get in touch! 

We’ll be happy to answer any questions you have and help you get your order placed.

Thanks, and we look forward to hearing from you soon!

Sincerely,

(Your name)

14

PP rattan furniture

Hi

If you’re like most of our customers, you’re always looking for ways to improve your home. 

That’s why we’re excited to offer our latest collection of PP rattan furniture.

This furniture is perfect for any home, whether you’re looking to update your patio or deck, or want to add a touch of luxury to your indoor living space.

What’s more, our rattan furniture is built to last, so you can enjoy it for years to come.

So why wait? Order now and take advantage of our special introductory pricing. Plus, we offer free shipping on all orders over $500.

Don’t miss out on this incredible opportunity. Order now!

Thank you for your continued support.

Regards,

(Your name)

15

Lithium battery

Hello (Name),

Thank you for your continued support of our business. We appreciate your loyalty and are excited to offer new products that we think you’ll love.

Our new line of lithium batteries are the latest in technology and offer superior performance to any other battery on the market. We’re confident that you’ll be impressed with the results.

To sweeten the deal, we’re offering a discount for all new orders placed within the next month. 

We hope you take advantage of this offer and continue to support our business.

Thank you,

(Your name)

16

Lithium battery

Hello (Name),

As a previous customer, we wanted to let you know that we have released a new and improved lithium battery for home solar systems. 

This new battery is perfect for those who are looking to increase their energy efficiency and save money on their electric bills. 

We believe that this new product will be of great interest to you and we would like to offer you a special discount on your next purchase.

To take advantage of this offer, simply use the code “NEWBATTERY” when placing your next order with us. 

We hope that you will take advantage of this great offer and we look forward to doing business with you again soon.

Thank you for your time,

17

Lithium battery

Hello (Name),

We are excited to let you know that we have a new release of lithium batteries for solar panel battery systems. 

This is a great opportunity to upgrade your system and improve its performance.

Here are some of the benefits of our new lithium batteries:

-Higher energy density, meaning more power in a smaller package

-Lighter weight, making it easier to transport and install

-Longer life span, meaning you won’t have to replace your batteries as often

If you are interested in upgrading your system, we would be happy to provide you with a quote. Simply reply to this email or give us a call at (PHONE NUMBER).

Thank you for your time,

(YOUR NAME)

18

Lithium battery

Hello (Customer’s name),

We are excited to let you know that we have a new released lithium battery for RV Solar Panel Battery Systems. 

This new battery is much improved and has following features:

– The capacity is 100ah which is 10% higher than similar products in the market;

– It has a longer lifespan with more than 2000 cycles;

– The built-in BMS system protects the battery against overcharge, overdischarge, and overload;

– It is much lighter and easier to carry than lead acid batteries.

We are sure that you will be very satisfied with this new battery and we can offer you a competitive price. Please feel free to contact us if you have any questions.

Thank you for your time.

Sincerely,

(Your name)

19

Faucets 

Hello (Customer Name),

As a valued customer, we wanted to let you know that we have released a new line of faucets with updated styles. 

We think you’ll love the new selection, and we’re confident that you’ll find the perfect fit for your home.

Here are some of the highlights of our new line:

– Sleek, modern designs: Our new faucets have a clean, contemporary look that will complement any décor.

– A variety of finishes : We offer a wide range of finishes, from classic chrome to on-trend brass.

– High-quality construction: Our faucets are built to last, with solid brass construction and ceramic valves.

To see our full selection of new faucets, please visit our website or showroom. 

Our knowledgeable staff would be happy to help you find the perfect faucet for your home.

Thank you for being a valued customer, and we look forward to helping you update your home with our new line of faucets.

Sincerely,

(Your name)

20

Tent stove 

Hello, Loyal Customer,

We have some great news! We’ve just released new styles of tent stoves that we think you’ll love. Take a look at the attached image to get a taste of what’s new.

Here are some specific details about these new products:

-They come in a variety of colors to match any tent: green, blue, red, and more!

-We’ve updated the design to be more compact and lightweight, making it even easier to take on your next camping trip;

-We’ve also added a new feature: a built-in igniter for easy lighting.

We think you’ll love these new styles and we can’t wait to get them in your hands. 

Place an order today and be one of the first to receive these new products!

Thank you for your continued support.

配合精準(zhǔn)的聯(lián)系人抓取功能，平均每發(fā)出的一封郵件的效果相當(dāng)于以前發(fā)送文本開發(fā)信150封！

郵件營(yíng)銷是多國(guó)服務(wù)器發(fā)送，美國(guó)，日本，新加坡等，都是獨(dú)立的服務(wù)器發(fā)送，這樣對(duì)自己的郵箱不會(huì)有任何影響，也不會(huì)出現(xiàn)上限等情況，且同時(shí)擁有45個(gè)ip地址，自動(dòng)化切換信譽(yù)度高的ip進(jìn)行郵件發(fā)送，以保證你的郵件送達(dá)率以及客戶回復(fù)詢盤到達(dá)率，且完全避免封號(hào)，上限等等問題

同時(shí)可以查看發(fā)送出去郵件之后回執(zhí)，哪些客戶是打開過郵件以及未打開，方便二次跟進(jìn)客戶，接收詢盤也只需要設(shè)置好你的郵箱地址，郵件發(fā)送出去顯示為自己的郵箱。

文章轉(zhuǎn)載至公眾號(hào)：Alisha全球出海日記；大數(shù)跨境經(jīng)授權(quán)轉(zhuǎn)載；