根據(jù)香港法例第622章《公司條例》的規(guī)定，香港成立的公司必須在公司的注冊辦事處或根據(jù)《公司條例》第356及657條訂立的規(guī)例所訂明的公司注冊辦事處以外的地方備存各類登記冊及公司記錄。本文將詳細(xì)闡述香港公司注冊處關(guān)于登記冊及公司記錄備存地址的要求，并提供一些相關(guān)的建議。

一、登記冊及公司記錄的種類

香港公司必須備存的登記冊及公司記錄，主要包括以下幾種：

成員登記冊（ROM）：根據(jù)《公司條例》第627條，公司必須備存一份成員登記冊，記錄所有股東的詳細(xì)信息。

重要控制人登記冊（SCR）：根據(jù)第653H條，公司需備存一份重要控制人登記冊，以識別公司的實(shí)際控制者。

董事登記冊（ROD）：根據(jù)第641條，公司必須記錄所有董事的詳細(xì)信息。

公司秘書登記冊（ROCS）：根據(jù)第648條，公司秘書的相關(guān)信息也需被記錄。

債權(quán)證持有人登記冊（RODH）：根據(jù)第308條，公司需備存?zhèn)鶛?quán)證持有人的登記冊。

押記登記冊（ROC）：根據(jù)第352條，公司需備存有關(guān)押記的登記冊。

設(shè)立押記的文書副本：根據(jù)第351條，公司需保存設(shè)立押記的文書副本。

獲準(zhǔn)許的彌償條文的文本或書面?zhèn)渫?*：根據(jù)第471條，公司需備存相關(guān)彌償條文的文本或備忘錄。

管理合約的文本或書面?zhèn)渫洠焊鶕?jù)第543條，公司需保存管理合約的文本或其條款的備忘錄。

董事或成員決議的文本、會議記錄及決策記錄：根據(jù)第481、483和618條，公司需記錄董事或成員的決議、會議議程以及決策過程。

載有相關(guān)詳情的登記冊（第384條）：根據(jù)第384條，公司需備存相關(guān)的登記冊。

二、備存地址的要求

根據(jù)《公司條例》第657條的規(guī)定，所有這些登記冊及公司記錄必須備存于香港境內(nèi)，香港法例不接受備存于非香港地址或郵政信箱號碼地址。這意味著，公司必須確保所有重要的公司文件和記錄都存放在一個(gè)可以被香港公司注冊處訪問的實(shí)體位置。

三、備存地址通知書

如果公司選擇將登記冊及公司記錄備存于注冊辦事處以外的香港地址，公司必須主動向香港公司注冊處提交一份由董事或公司秘書簽署確認(rèn)的《登記冊及公司記錄備存地址通知書》，即指明表格NR2。這一步驟是確保公司遵守《公司條例》的重要環(huán)節(jié)。

四、易稅通的專業(yè)服務(wù)

易稅通，作為一家專業(yè)的跨境電商稅務(wù)和財(cái)務(wù)咨詢機(jī)構(gòu)，擁有一支由經(jīng)驗(yàn)豐富的會計(jì)師、稅務(wù)師等高級管理顧問組成的團(tuán)隊(duì)。易稅通致力于為客戶提供全面的稅務(wù)籌劃、公司架構(gòu)規(guī)劃、并購重組、企業(yè)上市融資、境外投資備案、做賬審計(jì)報(bào)稅、香港公司注冊、秘書等服務(wù)。

五、建議

對于在香港成立的公司來說，遵守《公司條例》關(guān)于登記冊及公司記錄備存的規(guī)定至關(guān)重要。以下是一些建議：

了解法規(guī)：公司管理層應(yīng)充分了解《公司條例》的具體要求，確保公司的操作符合法律規(guī)定。

選擇合適的備存地址：選擇一個(gè)安全、易于訪問的地址作為登記冊及公司記錄的存放地。

定期審查：定期審查公司的登記冊及記錄，確保所有信息都是最新的，并且符合當(dāng)前的法律規(guī)定。

專業(yè)咨詢：在必要時(shí)，尋求專業(yè)的法律和財(cái)務(wù)咨詢，以確保公司的操作和記錄備存符合所有相關(guān)要求。

及時(shí)更新：任何公司結(jié)構(gòu)或管理層的變動，都應(yīng)及時(shí)更新在相應(yīng)的登記冊中。

結(jié)語

香港作為國際商業(yè)和金融中心，對公司治理和透明度有著嚴(yán)格的要求。遵守《公司條例》中關(guān)于登記冊及公司記錄備存的規(guī)定，不僅是法律義務(wù)，也是維護(hù)公司聲譽(yù)和業(yè)務(wù)順利進(jìn)行的關(guān)鍵。通過易稅通等專業(yè)機(jī)構(gòu)的幫助，公司可以更加高效和合規(guī)地管理其登記冊和記錄，確保業(yè)務(wù)的持續(xù)成功和合規(guī)性。

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本文作者： 易稅通首席經(jīng)濟(jì)師 Mr. Mark