一、改革本質(zhì)
1、改革背景
KSeF是波蘭中央發(fā)票數(shù)據(jù)庫，核心功能是集中發(fā)票注冊、電子開具與接收，強制推行的電子發(fā)票為結(jié)構(gòu)化發(fā)票，自系統(tǒng)引入后已在波蘭落地。
2、立法基礎(chǔ)
《2023年增值稅法修正案》
財政部KSeF技術(shù)規(guī)范（FA(2)/FA(3)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)）
2024–2026財政部實施路線圖（Harmonogram wdro?enia KSeF）
二、關(guān)鍵時間節(jié)點
強制生效日：2026年2月1日（上一年營業(yè)額超2億波提的實體）；2026年4月1日（所有創(chuàng)業(yè)者，含跨境經(jīng)營者）；
自愿適配期：2022年1月1日-2026年1月31日，企業(yè)可提前熟悉系統(tǒng)、調(diào)整流程；
特殊豁免：截至2026年12月31日，當(dāng)月總銷售額（含增值稅）≤10,000波蘭茲羅提，可豁免KSeF，仍開紙質(zhì)/電子發(fā)票。
三、適用范圍
1、強制適用對象
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在波蘭有注冊辦事處或固定營業(yè)地點的增值稅繳納者； -
外國實體若被認定存在固定營業(yè)場所，需合規(guī)（有異議可提交個人解釋申請）。
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波蘭無注冊辦事處及固定營業(yè)地點的納稅人； -
固定營業(yè)地點不參與商品供應(yīng)/服務(wù)提供的納稅人； -
使用OSS和IOSS特殊程序的納稅人； -
僅向非經(jīng)營企業(yè)的自然人開具發(fā)票的納稅人。
四、合規(guī)要求
1、發(fā)票定義與標(biāo)準(zhǔn)
電子結(jié)構(gòu)化發(fā)票：通過KSeF開具，含法規(guī)規(guī)定信息、XML格式保存，必須包含KSeF系統(tǒng)分配的唯一識別碼。
關(guān)鍵標(biāo)識：2026年起，打印件/電子圖像需附帶結(jié)構(gòu)化二維碼（替代原匿名訪問模式）。
2、開具流程
會計系統(tǒng)開具：準(zhǔn)備發(fā)票→授權(quán)人員登錄KSeF→通過API發(fā)送→系統(tǒng)自動驗證→獲取KSeF編號→承包商下載（驗證失敗則發(fā)票被拒）；
直接在KSeF開具：無需依賴會計系統(tǒng)，直接在系統(tǒng)內(nèi)完成全流程。
3、發(fā)送與接收規(guī)則
五、企業(yè)落地準(zhǔn)備
流程調(diào)整：明確跨境交易中發(fā)票交付方式，優(yōu)化內(nèi)部文件流通與開票流程；
系統(tǒng)適配：分析會計系統(tǒng)是否符合KSeF要求，必要時進行適應(yīng)性改造；
人員培訓(xùn)：所有接觸數(shù)據(jù)、客戶、承包商的員工，需熟悉新規(guī)及違規(guī)后果（不止開票人員）。
六、問題解答
1、系統(tǒng)注冊與登錄
法人認證：通過合格印章或提交ZAW-FA表格認證；
人員授權(quán)：指定授權(quán)代表后，可通過可信簽名、合格電子簽名等登錄（2026年底前可使用令牌）。
2、特殊場景處理
系統(tǒng)故障：按模板開具發(fā)票，故障結(jié)束后7個工作日內(nèi)（或下一個工作日）上傳；可使用離線24小時模式應(yīng)急（無使用限制）；
發(fā)票附件：需向國家稅務(wù)局局長提交意向通知（電子稅務(wù)局賬戶），獲確認后可添加（數(shù)據(jù)范圍有限）；
發(fā)票開具認定：一般以傳入KSeF數(shù)據(jù)庫日期為準(zhǔn)（UPO確認書可查）；離線24小時模式以發(fā)票標(biāo)注日期為準(zhǔn)。
3、非固定營業(yè)地點實體規(guī)則
無需強制開具KSeF發(fā)票，也無義務(wù)在KSeF接收采購發(fā)票，需通知波蘭承包商交付方式。
4、KSeF用戶專屬福利
經(jīng)濟福利：增值稅多繳退還時間從60天縮短至40天；
組織福利：文件流通更快，無丟失/銷毀風(fēng)險，免除最長10年發(fā)票存檔義務(wù)。
KSeF的強制執(zhí)行是波蘭響應(yīng)歐盟電子發(fā)票改革的關(guān)鍵舉措，合規(guī)是企業(yè)在波蘭持續(xù)經(jīng)營的基礎(chǔ)。建議企業(yè)抓住自愿適配期，盡早完成流程調(diào)整、系統(tǒng)適配與人員培訓(xùn)，避免因違規(guī)面臨高額成本。
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