年報(bào)這件“小事”，其實(shí)很多進(jìn)出口企業(yè)都鮮有關(guān)心，在過(guò)往的審核中，我們發(fā)現(xiàn)這是一個(gè)暗坑，而且企業(yè)內(nèi)部很多混亂點(diǎn)，無(wú)專(zhuān)人負(fù)責(zé)，大部分信息提供主體部門(mén)的人不清楚不了解。
未來(lái)這里也是AEO認(rèn)證的一個(gè)痛點(diǎn)，這個(gè)問(wèn)題就是既不是倉(cāng)庫(kù)監(jiān)控不到位，也不是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)問(wèn)題，而是一件他們“從來(lái)沒(méi)當(dāng)回事”的小事——年報(bào)。
“年報(bào)不就是填個(gè)表嗎？我們每年都按時(shí)提交了??！”很多人肯定覺(jué)得費(fèi)解。
年報(bào)信息不是很簡(jiǎn)單的事情嗎？但恰恰是AEO跨部門(mén)協(xié)同的最好反饋。信息采集來(lái)源涉及到多部門(mén)，數(shù)據(jù)需要反復(fù)校驗(yàn)與確認(rèn)。
“就這些？”老板還是覺(jué)得冤，“這都是行政小姑娘隨便填填的，又不是故意的?！?/span>
問(wèn)題恰恰出在這個(gè)“隨便填填”。年報(bào)不是走過(guò)場(chǎng)，是海關(guān)眼中的“信用體檢報(bào)告”，未來(lái)更是海關(guān)對(duì)企業(yè)開(kāi)展信用畫(huà)像的重要數(shù)據(jù)來(lái)源。
很多企業(yè)老板一聽(tīng)說(shuō)“年報(bào)”，第一反應(yīng)是財(cái)務(wù)年報(bào)，是給稅務(wù)局看的。但做外貿(mào)的企業(yè)，手里攥著兩份同等重要年報(bào)：一份給市場(chǎng)監(jiān)督管理局（工商年報(bào)），一份給海關(guān)（海關(guān)年報(bào)）。
這兩份年報(bào)，在海關(guān)AEO認(rèn)證認(rèn)證體系里，分量極重。
為什么？
海關(guān)看年報(bào)，看的不是你數(shù)據(jù)多漂亮，而是三個(gè)核心點(diǎn)：
一看時(shí)效性：逾期未報(bào)，系統(tǒng)直接鎖死。我見(jiàn)過(guò)最冤的一家工廠，因?yàn)樾姓藛T離職交接疏忽，年報(bào)晚了，整個(gè)進(jìn)出口業(yè)務(wù)停擺，后續(xù)各方面包括海關(guān)查驗(yàn)其實(shí)都受到極大的影響。海關(guān)認(rèn)證和年報(bào)信息、年報(bào)及時(shí)準(zhǔn)確未來(lái)都會(huì)有密切的鏈接，建議企業(yè)內(nèi)部要重視。
二看一致性：工商年報(bào)上的注冊(cè)資本、股東信息、相關(guān)人員信息和海關(guān)備案的是否一致？海關(guān)年報(bào)里的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和實(shí)際申報(bào)數(shù)據(jù)能否對(duì)得上？很多企業(yè)內(nèi)部這些信息都沒(méi)完全打通，混亂，提交不同端口的信息之間差異很大，極容易導(dǎo)致事故發(fā)生。如果是在內(nèi)審中就非常容易看到，不同部門(mén)的信息都千差萬(wàn)別。在成規(guī)模的企業(yè)呆過(guò)的人都很清楚，部門(mén)墻容易出事，在目前推廣自律管理的情況下，拉齊信息非常重要。
三看真實(shí)性：這是紅線。很多企業(yè)覺(jué)得數(shù)據(jù)“差不多就行”，讓財(cái)務(wù)估個(gè)數(shù)，讓關(guān)務(wù)湊個(gè)數(shù)?？梢坏┍幌到y(tǒng)比對(duì)出明顯矛盾，比如年報(bào)里寫(xiě)的進(jìn)出口額還不及一張大單的金額，這就不是疏忽，可能被認(rèn)定為“提供虛假情況”。往嚴(yán)重了說(shuō)，直接觸碰AEO認(rèn)證的“一票否決”項(xiàng)。
亂象背后，反饋的其實(shí)是企業(yè)對(duì)進(jìn)出口工作的極為不重視。目前很多進(jìn)出口企業(yè)關(guān)務(wù)部門(mén)日趨人微言輕是常態(tài)，無(wú)人管，無(wú)人關(guān)心，無(wú)人在意，文員化進(jìn)出口是非常非常普遍。要解決這些問(wèn)題就是要突破管理機(jī)制中的“斷點(diǎn)”。
企業(yè)年報(bào)出問(wèn)題，很少是故意為之，多半是管理上的“斷點(diǎn)”造成的。
斷點(diǎn)一：責(zé)任落給了“不該負(fù)責(zé)的人”。往往是行政或剛?cè)肼毜年P(guān)務(wù)員負(fù)責(zé)填報(bào)，他們對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、股權(quán)變更、全年業(yè)務(wù)量一知半解，問(wèn)財(cái)務(wù)要個(gè)數(shù)，財(cái)務(wù)忙得很，隨便給個(gè)大概數(shù)。數(shù)據(jù)就這樣失真地傳遞了上去。
斷點(diǎn)二：部門(mén)墻成了“數(shù)據(jù)墻”。年報(bào)需要財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、關(guān)務(wù)、人力協(xié)同。但很多公司這幾個(gè)部門(mén)平時(shí)各干各的，年底誰(shuí)也不愿為別人的報(bào)表負(fù)責(zé)，更不會(huì)主動(dòng)核對(duì)。結(jié)果就是，報(bào)給工商的是一套說(shuō)法，報(bào)給海關(guān)的是另一個(gè)故事。
斷點(diǎn)三：高層“看不見(jiàn)”的風(fēng)險(xiǎn)。老板和總經(jīng)理們，精力都在市場(chǎng)、生產(chǎn)和融資上。年報(bào)這種“行政事務(wù)”，根本進(jìn)不了他們的視線。直到有一天，海關(guān)通知認(rèn)證降級(jí)，企業(yè)被監(jiān)控或影響到交付的時(shí)候，者企業(yè)被列入異常名錄，才大吃一驚。
自律管理，就藏在年報(bào)的細(xì)節(jié)里
我一直說(shuō)，AEO認(rèn)證的實(shí)質(zhì)，是“通過(guò)認(rèn)證的過(guò)程，倒逼企業(yè)建立一套可持續(xù)的合規(guī)自律管理體系”。而年報(bào)，正是檢驗(yàn)這套體系是否真正運(yùn)轉(zhuǎn)的試金石。
一家真正自律的企業(yè)，會(huì)把年報(bào)當(dāng)成一個(gè) “年度合規(guī)校準(zhǔn)”的契機(jī)：
??建立聯(lián)席機(jī)制：每年一季度，由關(guān)務(wù)或合規(guī)部牽頭，召開(kāi)“年報(bào)協(xié)同會(huì)”。財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、人力負(fù)責(zé)人必須到場(chǎng)，共同核對(duì)數(shù)據(jù)源，日常通過(guò)內(nèi)審或其他方法進(jìn)行復(fù)盤(pán)、自查、自驗(yàn)。這不是增加負(fù)擔(dān)，而是把風(fēng)險(xiǎn)一次性攤在桌面上解決。
??設(shè)置雙重警報(bào)：第一道警報(bào)設(shè)在截止日前一段時(shí)間，啟動(dòng)數(shù)據(jù)收集，完成內(nèi)部審核和上傳。把時(shí)間節(jié)點(diǎn)寫(xiě)進(jìn)公司年度日歷，設(shè)為關(guān)鍵任務(wù)。
??實(shí)施交叉比對(duì)：填報(bào)完成后，用半天時(shí)間做個(gè)簡(jiǎn)單“體檢”：將年報(bào)關(guān)鍵數(shù)據(jù)（注冊(cè)資本、進(jìn)出口額、納稅額）與財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、報(bào)關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)、工商登記信息進(jìn)行快速交叉比對(duì)。任何不一致，必須找到根源并書(shū)面說(shuō)明。
??責(zé)任上移：年報(bào)終審權(quán)，不能放在操作員手里。建議上升到關(guān)務(wù)經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)級(jí)別，讓他們作為最后一道關(guān)口，對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性負(fù)責(zé)。這既是壓力，也是權(quán)力。
寫(xiě)在最后：別讓“小年報(bào)”，壞了你的認(rèn)證和監(jiān)管信任
海關(guān)認(rèn)證，是一場(chǎng)關(guān)于信任的考試。海關(guān)通過(guò)幾百項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，檢驗(yàn)的不僅是你的硬件和能力，更是你的誠(chéng)信和自律習(xí)慣。
年報(bào)就像這個(gè)信任體系里的“定時(shí)打卡”。你每一次準(zhǔn)確、及時(shí)的填報(bào)，都是在為你的信用賬戶(hù)充值。而你每一次的隨意、疏忽或延誤，都是在悄悄透支信用。
下一次，當(dāng)你的下屬拿著年報(bào)草表來(lái)簽字時(shí)，不妨多問(wèn)幾句：“這個(gè)數(shù)字和財(cái)務(wù)賬對(duì)過(guò)嗎？”“工商那邊最新變更信息更新了嗎？”
把這些“小問(wèn)題”問(wèn)到位，才能守住AEO認(rèn)證的“大局面”。