兩種業(yè)務(wù)分類

進(jìn)銷存以業(yè)務(wù)執(zhí)行來(lái)分類，業(yè)務(wù)流程大致可以分成供應(yīng)鏈流程和財(cái)務(wù)流程兩種類型（不同行業(yè)的流程不盡相同），實(shí)際上是對(duì)「貨」和「賬」的業(yè)務(wù)流程。

以商品對(duì)象的業(yè)務(wù)流程稱之為供應(yīng)鏈流程，主要包括：采購(gòu)流程、入庫(kù)流程、銷售流程、調(diào)撥流程、盤(pán)點(diǎn)流程等。
商品的交易流動(dòng)會(huì)產(chǎn)生財(cái)務(wù)賬目，以賬目為對(duì)象的財(cái)務(wù)流程，主要包括：總賬流程、應(yīng)付流程、應(yīng)收流程、出納流程等。

業(yè)務(wù)流程

通過(guò)調(diào)研和訪談關(guān)鍵用戶，梳理業(yè)務(wù)需求，設(shè)計(jì)各業(yè)務(wù)模塊（如采購(gòu)、入庫(kù)等）的業(yè)務(wù)藍(lán)圖，確定業(yè)務(wù)邊界，尤其是細(xì)節(jié)流程和業(yè)務(wù)模塊間關(guān)系。

以常見(jiàn)的「采購(gòu)流程」為例。

假定在某場(chǎng)景下，由采購(gòu)部發(fā)起的采購(gòu)計(jì)劃，向供應(yīng)商采購(gòu)后，由供應(yīng)商配送至倉(cāng)庫(kù)，由倉(cāng)庫(kù)完成采購(gòu)入庫(kù)的業(yè)務(wù)流程，期間還涉及到采購(gòu)賬目的結(jié)算流程，簡(jiǎn)要如圖：

圖示流程圖很簡(jiǎn)單，但已基本包含業(yè)務(wù)流程的三個(gè)關(guān)鍵要素：角色、操作環(huán)節(jié)和數(shù)據(jù)。
現(xiàn)就通過(guò)采購(gòu)流程，深入淺出討論這三要素，在骨架上充實(shí)內(nèi)容。

角色

誰(shuí)來(lái)參與？

確定業(yè)務(wù)邊界后確定參與者／干系人，通常情況下也是系統(tǒng)的操作者。

他們是誰(shuí)？

對(duì)參與者定義系統(tǒng)操作角色，通常情況下直接復(fù)用企業(yè)的行政架構(gòu)的部門和崗位兩種行政信息，比如采購(gòu)部經(jīng)理。

能做什么？

對(duì)操作角色賦予系統(tǒng)的操作權(quán)限 ，通常也是直接復(fù)用該角色的崗位職責(zé)，比如采購(gòu)部經(jīng)理負(fù)責(zé)定制周期性的采購(gòu)計(jì)劃，因此在系統(tǒng)中支持創(chuàng)建采購(gòu)計(jì)劃單的權(quán)限。

操作環(huán)節(jié)

何時(shí)開(kāi)始做？

通過(guò)業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)作為流轉(zhuǎn)的開(kāi)始關(guān)鍵點(diǎn)。業(yè)務(wù)的工作流是通過(guò)跨部門多職能協(xié)同完成，在上節(jié)點(diǎn)未完成之前，下節(jié)點(diǎn)的業(yè)務(wù)流就未啟動(dòng)往下走，是各流程模塊間的層次關(guān)系。

比如在采購(gòu)部同事未下達(dá)采購(gòu)訂單到供應(yīng)商時(shí)，倉(cāng)庫(kù)就無(wú)法做采購(gòu)入庫(kù)動(dòng)作。
當(dāng)然，這并非絕對(duì)，比如線下門店經(jīng)常有繞過(guò)采購(gòu)訂單直接入庫(kù)的場(chǎng)景。比較常見(jiàn)的是各種奶類供應(yīng)商的送奶場(chǎng)景，供應(yīng)商與線下門店達(dá)成長(zhǎng)期合作，店員在門店直接進(jìn)貨入庫(kù)，之后再通過(guò)送貨單與門店總部進(jìn)行周期性結(jié)款。
私以為這種場(chǎng)景，應(yīng)當(dāng)在進(jìn)銷存系統(tǒng)上定義為另一種類型采購(gòu)入庫(kù)流程。

該做什么？

規(guī)定在各自的流程節(jié)點(diǎn)時(shí)，操作者在系統(tǒng)上支持做什么業(yè)務(wù)操作，即分解業(yè)務(wù)步驟。

比如，采購(gòu)部同事在系統(tǒng)上做采購(gòu)計(jì)劃單，通過(guò)計(jì)劃單下推的采購(gòu)訂單，向供應(yīng)商下達(dá)訂單等分解的業(yè)務(wù)動(dòng)作。

怎么做？

這是涉及到業(yè)務(wù)在實(shí)際場(chǎng)景上的系統(tǒng)表現(xiàn)層的功能分解。以倉(cāng)庫(kù)同事的采購(gòu)入庫(kù)業(yè)務(wù)功能操作作為例子。

1）入庫(kù)前

供應(yīng)商送貨到倉(cāng)，配有送貨單。

倉(cāng)庫(kù)同事需要知道本次采購(gòu)訂單需要入庫(kù)的商品和對(duì)應(yīng)數(shù)量。系統(tǒng)需要支持由采購(gòu)訂單下推為采購(gòu)入庫(kù)單（未入庫(kù)），這是下推功能。

倉(cāng)庫(kù)同事將采購(gòu)入庫(kù)單（未入庫(kù)）打印出來(lái)，方便入庫(kù)清點(diǎn)，這是打印功能。

2）入庫(kù)時(shí)

供應(yīng)商送貨到倉(cāng)，根據(jù)采購(gòu)入庫(kù)單（未入庫(kù)）的商品規(guī)格和商品數(shù)量?jī)煞N維度，會(huì)出現(xiàn)以下4種場(chǎng)景：

• 與采購(gòu)入庫(kù)單（未入庫(kù)）吻合

• 商品規(guī)格貨不對(duì)版（比如品牌／包裝／質(zhì)量規(guī)格等問(wèn)題）

• 商品規(guī)格吻合，但送貨數(shù)量偏多

• 商品規(guī)格吻合，但送貨數(shù)量不足

理論上采購(gòu)入庫(kù)動(dòng)作，是基于入庫(kù)單商品數(shù)量為上限，錄入實(shí)際入庫(kù)數(shù)量。

比如參考做法，針對(duì)場(chǎng)景①為正常入庫(kù)，場(chǎng)景②-④為異常入庫(kù)。

• 場(chǎng)景②拒收，入庫(kù)數(shù)為0；

• 場(chǎng)景③只收入庫(kù)單應(yīng)入數(shù)量，多出部分不收（當(dāng)然也有照單全收的做法）。

• 場(chǎng)景④收下本次送貨數(shù)量，余下部分或者下次再送貨，或者不再送貨。

那么，此時(shí)系統(tǒng)應(yīng)該支持哪些功能？

大致可列出：支持錄入實(shí)際入庫(kù)數(shù)量，支持采購(gòu)入庫(kù)單的提交功能（如保存、提交、審核、反審），采購(gòu)入庫(kù)單的入庫(kù)狀態(tài)標(biāo)記，支持異常入庫(kù)標(biāo)記，支持采購(gòu)入庫(kù)單的多次入庫(kù)操作，支持自動(dòng)核算貨款差額（以便財(cái)務(wù)核算付款）等。

數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)具體為數(shù)據(jù)表單和數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)。

數(shù)據(jù)表單

數(shù)據(jù)表單，在進(jìn)銷存中也稱之為工單，工單是進(jìn)銷存業(yè)務(wù)中作為業(yè)務(wù)執(zhí)行的重要產(chǎn)物。

工單類型

在涉及本次討論的采購(gòu)流程，具體的工單分別有：采購(gòu)計(jì)劃單、采購(gòu)訂單、預(yù)付單、發(fā)貨單、采購(gòu)入庫(kù)單、應(yīng)付單、付款單等。

工單字段

工單是在業(yè)務(wù)流程中，各分解業(yè)務(wù)流程的重要交付產(chǎn)物，基于業(yè)務(wù)的特殊性，各表單字段各有差異。以采購(gòu)入庫(kù)單為例，簡(jiǎn)單梳理如下：

① 商品相關(guān)

商品ID、商品分類、商品名稱、商品編碼、商品規(guī)格、規(guī)格單位等；

② 供應(yīng)商相關(guān)

供應(yīng)商ID、供應(yīng)商名稱、商品采購(gòu)價(jià)、商品起送標(biāo)準(zhǔn)等；

③ 倉(cāng)庫(kù)相關(guān)

倉(cāng)庫(kù)ID、倉(cāng)庫(kù)名稱、倉(cāng)庫(kù)地址等；

④ 采購(gòu)相關(guān)

采購(gòu)數(shù)量（應(yīng)收數(shù)量）、入庫(kù)數(shù)量、入庫(kù)差異數(shù)量等；

⑤ 財(cái)務(wù)相關(guān)

采購(gòu)總賬、入庫(kù)總賬、應(yīng)付賬款等；

工單關(guān)系

各工單間彼此存在「因和果」的上下關(guān)聯(lián)鏈條關(guān)系，比如：

• 采購(gòu)入庫(kù)單的入庫(kù)依據(jù)，來(lái)自于采購(gòu)訂單；

• 采購(gòu)應(yīng)付單的賬目金額，來(lái)自于本次實(shí)際采購(gòu)入庫(kù)單的實(shí)際入庫(kù)結(jié)果；

• 付款單的最終賬目，來(lái)自于預(yù)付單與應(yīng)付單（特殊情況還考慮上歷史賬目）兩者沖紅后的付款結(jié)果。

• 這種因果的鏈條關(guān)系，在之后復(fù)盤(pán)和查賬等發(fā)揮極其重要的作用。

數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)

隨著業(yè)務(wù)流的下推，往往還包括信息流、資金流（甚至是物流）的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)。

信息流

信息流在業(yè)務(wù)流程中，主要用到的2種場(chǎng)景：

1. 第一種是業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)過(guò)程中，各節(jié)點(diǎn)之間干系人的站內(nèi)消息通知，需要用到信息流。

2. 另外一種則是在業(yè)務(wù)流程中的某些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，在崗位劃分上會(huì)涉及到審核權(quán)限。比如采購(gòu)計(jì)劃單的制定，是否需要上級(jí)管理層的首肯審核等。

資金流

這一點(diǎn)很好理解，進(jìn)銷存本就是管理「貨」和「賬」的工具，離不開(kāi)錢。

基本上這一點(diǎn)在前文的財(cái)務(wù)流程有簡(jiǎn)單討論過(guò)，比如預(yù)付款場(chǎng)景、采購(gòu)訂單的預(yù)付款賬目、采購(gòu)入庫(kù)后的應(yīng)付賬目、往期的歷史賬目、各項(xiàng)賬目沖紅后的本期實(shí)際付款賬目等。