在 Salesforce 中，通過(guò)配置郵件通知規(guī)則（Email Notification Rules），您可以在客戶狀態(tài)變動(dòng)、商機(jī)階段推進(jìn)、或其他關(guān)鍵事件發(fā)生時(shí)，自動(dòng)觸發(fā)郵件提醒相關(guān)人員。這一功能幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化溝通，提升業(yè)務(wù)響應(yīng)速度與協(xié)同效率。
基本設(shè)置流程
1、創(chuàng)建郵件模板
- 進(jìn)入 Setup（設(shè)置）。
- 在快速查找框中輸入 Email Templates 并進(jìn)入。
- 點(diǎn)擊 New Template，選擇模板類型（如 Text、HTML、Visualforce）并填寫標(biāo)題、主題和正文內(nèi)容。
- 可使用合并字段（如 {!Opportunity.OwnerFullName}）插入動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。
- 點(diǎn)擊 Save 保存模板。
2、創(chuàng)建工作流規(guī)則（Workflow Rule）
1.在 Setup 中，輸入 Workflow Rules 并進(jìn)入。
2.點(diǎn)擊 New Rule，選擇對(duì)應(yīng)的對(duì)象（例如 Lead、Opportunity、Account）。
3.設(shè)置評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)為：
- Evaluate the rule when a record is created, and every time it's edited
4.設(shè)置觸發(fā)條件，例如：
- 客戶狀態(tài)從“潛在”變?yōu)?ldquo;已聯(lián)系”；
- 商機(jī)階段從“初步”推進(jìn)到“提案/報(bào)價(jià)”；
5.點(diǎn)擊 Save & Next 繼續(xù)。
3、添加時(shí)間依賴操作（可選）
如果希望在某一事件發(fā)生后 延遲發(fā)送提醒，可添加時(shí)間觸發(fā)器：
- 在 Time-Dependent Workflow Actions 區(qū)域點(diǎn)擊 New Time Trigger；
- 設(shè)置延遲時(shí)間，例如：2 天后；
- 然后點(diǎn)擊 Add Workflow Action > New Email Alert；
- 指定郵件模板與收件人（如負(fù)責(zé)人、上級(jí)經(jīng)理或客戶郵箱）；
- 點(diǎn)擊 Save。
4、創(chuàng)建即時(shí)郵件提醒
對(duì)于需要立即發(fā)送提醒的場(chǎng)景，也可以在 Immediate Workflow Actions 區(qū)域添加：
- 點(diǎn)擊 Add Workflow Action > Email Alert；
- 命名提醒并選擇之前創(chuàng)建的郵件模板；
- 設(shè)置收件人類型（如指定角色、相關(guān)負(fù)責(zé)人、某個(gè) Email 字段）；
- 點(diǎn)擊保存。
實(shí)戰(zhàn)示例：聯(lián)系人郵箱變更提醒
以“聯(lián)系人郵箱更新時(shí)發(fā)送通知”為例，步驟如下：
? 第一步：創(chuàng)建自定義字段
進(jìn)入 Setup > Object Manager，選擇 Lead。
點(diǎn)擊 Fields & Relationships > New。
類型選擇為 Email，命名為 Contact Email。
? 第二步：創(chuàng)建工作流規(guī)則
進(jìn)入 Setup > Workflow Rules。
創(chuàng)建新規(guī)則，選擇對(duì)象為 Lead，命名為 "Email alert for contact update"。
設(shè)置評(píng)估條件為：
- Evaluate the rule when a record is created, and every time it's edited
設(shè)置觸發(fā)公式為：
- AND(NOT(ISBLANK(Contact_Email__c)), ISCHANGED(Contact_Email__c))
? 第三步：字段更新 + 郵件提醒
1.在 Immediate Workflow Actions 添加 Field Update，例如：
- 名稱：Update Contact Email；
- 選擇字段為 Lead: Contact Email；
- 使用公式：Contact__r.Email
2.再添加 Email Alert，選擇模板與收件人字段（如 Contact Email）。
? 最后：激活規(guī)則
確保啟用工作流規(guī)則，使其在后臺(tái)自動(dòng)生效。
