在 Salesforce 中，不同崗位的用戶應(yīng)當(dāng)訪問(wèn)不同的數(shù)據(jù)。通過(guò)“角色層級(jí)（Roles）”與“共享規(guī)則（Sharing Rules）”，管理員可以精細(xì)化管理誰(shuí)能訪問(wèn)哪些記錄，從而保障數(shù)據(jù)安全的同時(shí)支持團(tuán)隊(duì)協(xié)作。本文將介紹如何配置角色與共享規(guī)則，以及兩者在權(quán)限控制中的核心作用。
什么是角色層級(jí)（Role Hierarchy）？
角色層級(jí)類似于企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)圖，向上層用戶自動(dòng)開(kāi)放下屬用戶的數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限。比如，銷售總監(jiān)可以查看所有銷售代表創(chuàng)建的客戶信息，但銷售代表彼此之間不可互訪數(shù)據(jù)。
設(shè)置角色層級(jí)：
- 在 Setup 頁(yè)面，搜索并進(jìn)入 Roles；
- 點(diǎn)擊 Set Up Roles，可視化查看角色樹(shù)；
- 點(diǎn)擊任一角色旁的 Add Role 創(chuàng)建子角色，并填寫(xiě)名稱、描述等；
- 保存后，即可在用戶設(shè)置中分配該角色。
注意：角色層級(jí)只影響“記錄級(jí)權(quán)限”，不會(huì)決定用戶是否可以訪問(wèn)某個(gè)對(duì)象本身。
什么是共享規(guī)則（Sharing Rules）？
共享規(guī)則用于打破組織范圍默認(rèn)權(quán)限設(shè)置（如“私有”），按需開(kāi)放記錄訪問(wèn)權(quán)限給特定用戶組、角色或公共組。
常見(jiàn)共享規(guī)則類型：
- 基于所有者的共享規(guī)則：將“由某角色創(chuàng)建”的記錄共享給另一個(gè)角色，如銷售數(shù)據(jù)共享給客服主管
- 基于標(biāo)準(zhǔn)的共享規(guī)則：根據(jù)字段值（如地區(qū)、產(chǎn)品線）共享記錄，如北京線索共享給京津區(qū)域銷售團(tuán)隊(duì)
創(chuàng)建共享規(guī)則操作指南
以共享“線索（Leads）”為例：
1. 在 Setup 中搜索 Sharing Settings；
2. 在“Lead”對(duì)象處點(diǎn)擊 New Sharing Rule；
3. 選擇共享類型：
- Based on record owner：基于所有者角色或公共組；
- Based on criteria：設(shè)置字段條件（如 Region = "East"）；
4. 設(shè)置共享目標(biāo)對(duì)象和訪問(wèn)權(quán)限（只讀或讀寫(xiě)）；
5. 命名并保存該規(guī)則。
例如：創(chuàng)建一條共享規(guī)則，將“由市場(chǎng)專員創(chuàng)建的線索”共享給銷售代表角色，只讀權(quán)限。這樣，銷售代表可以看到市場(chǎng)線索并跟進(jìn)，但不能修改。
標(biāo)準(zhǔn)與自定義對(duì)象都可配置共享規(guī)則
Salesforce 支持為以下對(duì)象設(shè)置共享規(guī)則：
- 標(biāo)準(zhǔn)對(duì)象：如 Leads、Accounts、Opportunities；
- 自定義對(duì)象（Custom Objects）：如 Projects、Requests 等；
- 注意部分對(duì)象（如 Campaign Members）不支持自定義共享規(guī)則。
您可在共享設(shè)置界面查看每個(gè)對(duì)象是否支持共享規(guī)則。
共享規(guī)則 ≠ 完整權(quán)限
共享規(guī)則僅影響“記錄的可見(jiàn)性”，不會(huì)增加字段訪問(wèn)、按鈕使用等“功能權(quán)限”。需配合：
- Profile（配置文件） 控制功能訪問(wèn)；
- Permission Set（權(quán)限集） 提供額外對(duì)象或字段權(quán)限；
- Field-Level Security（字段級(jí)安全） 管理字段是否可見(jiàn)、是否可編輯。
推薦做法
默認(rèn)設(shè)置為私有（Private）：確保敏感數(shù)據(jù)不會(huì)被無(wú)關(guān)角色訪問(wèn)；
使用公共組批量管理權(quán)限：避免每條規(guī)則重復(fù)添加多個(gè)用戶；
定期審查共享規(guī)則：隨著團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)變動(dòng)及時(shí)調(diào)整共享邏輯；
測(cè)試新規(guī)則：?jiǎn)⒂们笆褂?ldquo;登錄為該用戶”功能測(cè)試可見(jiàn)性效果。
